Informera boende inför relining i BRF

Att genomföra en relining i en bostadsrättsförening (BRF) är ett stort och viktigt projekt som påverkar alla boende. För att processen ska bli så smidig och problemfri som möjligt är tydlig och kontinuerlig kommunikation från styrelsen helt avgörande. Denna guide är framtagen för att hjälpa BRF-styrelser att navigera i kommunikationsdjungeln och säkerställa att alla medlemmar känner sig trygga, informerade och delaktiga från start till mål.

Varför är kommunikation så viktigt vid relining?

Ett reliningprojekt innebär oundvikligen en viss nivå av störning i de boendes vardag. Även om moderna reliningmetoder är betydligt mindre ingripande än ett traditionellt stambyte, medför de fortfarande perioder då vatten och avlopp behöver stängas av. Okunskap och osäkerhet kring vad projektet innebär kan lätt leda till oro, irritation och onödiga konflikter. Genom att proaktivt och transparent kommunicera kan styrelsen bygga förtroende, förebygga problem och skapa en positivare upplevelse för alla inblandade.

En väl genomförd kommunikationsstrategi leder till:

• Minskad oro och stress: När de boende förstår varför reliningen är nödvändig, hur den kommer att gå till och hur de själva påverkas, minskar osäkerheten. Tydlig information om tidsplaner och praktiska detaljer gör att de kan planera sin vardag.
• Färre klagomål och konflikter: Många klagomål grundar sig i missförstånd eller brist på information. Genom att förse de boende med all relevant information i förväg kan styrelsen undvika många onödiga diskussioner och missnöjesyttringar.
• Ökad förståelse och acceptans: När medlemmarna får en inblick i fastighetens underhållsbehov och fördelarna med relining – som ökad livslängd på rören och minskad risk för vattenskador – ökar deras förståelse och acceptans för projektet och dess kostnader.
• Smidigare logistik: Tydliga instruktioner om förberedelser i lägenheterna, tillgång för hantverkare och avstängning av vatten underlättar det praktiska arbetet för entreprenören och minimerar risken för förseningar.
• Stärkt förtroende för styrelsen: En styrelse som kommunicerar öppet och professionellt visar att de tar sitt ansvar på allvar och värnar om medlemmarnas bästa. Detta bygger långsiktigt förtroende och ett bättre samarbetsklimat i föreningen.

Timing är allt: När och hur ofta ska ni informera?

En framgångsrik kommunikationsplan bygger på att rätt information ges vid rätt tidpunkt. Att bombardera de boende med detaljer för tidigt kan vara lika ineffektivt som att informera för sent. Här är en rekommenderad tidslinje för kommunikationen i ett reliningprojekt:

Fas 1: Tidigt skede (6-12 månader före projektstart)

• Första informationen: Så snart styrelsen har fattat ett inriktningsbeslut om att utreda relining som alternativ, bör en första, övergripande information gå ut. Informera om att en utredning pågår, varför den görs (t.ex. ålder på stammarna, återkommande problem) och vad nästa steg är. Detta kan ske via ett informationsblad i brevlådan och på föreningens hemsida.
• Informationsmöte 1: Bjud in till ett första informationsmöte där styrelsen och eventuellt en oberoende konsult förklarar behovet av stamrenovering och varför relining är ett aktuellt alternativ. Ge utrymme för frågor och diskussion. Relining eller stambyte – vad är bäst för vår BRF?

Fas 2: Beslutsfasen (3-6 månader före projektstart)

• Presentation av beslutsunderlag: När utredningen är klar och offerter har tagits in, presentera underlaget för medlemmarna. Detta bör inkludera en jämförelse mellan relining och stambyte, kostnadskalkyler, finansieringsförslag och en rekommendation från styrelsen.
• Extra föreningsstämma: Kalla till en extra föreningsstämma där det formella beslutet om att genomföra reliningen och godkänna finansieringen fattas. Se till att alla handlingar finns tillgängliga i god tid före stämman.

Fas 3: Planeringsfasen (1-3 månader före projektstart)

• Information om vald entreprenör: När avtal har tecknats med en entreprenör, som exempelvis VVStrygg, informera om detta. Presentera företaget och den kontaktperson som kommer att finnas tillgänglig för de boende.
• Detaljerad tidsplan: Kommunicera den övergripande tidsplanen för projektet. När kommer arbetet att påbörjas och beräknas vara klart? När kommer respektive trapphus eller lägenhet att påverkas?
• Praktisk information: Skicka ut mer detaljerad praktisk information om hur de boende behöver förbereda sig. Detta inkluderar att plocka undan personliga tillhörigheter i badrum och kök, samt information om vattenavstängningar.

Fas 4: Genomförandefasen (Under projektets gång)

• Regelbundna uppdateringar: Ge löpande uppdateringar om hur projektet fortskrider. Detta kan ske veckovis via anslag i trapphuset eller via e-post. Informera om eventuella avvikelser från tidsplanen.
• Specifik avisering: Inför arbetet i varje enskild lägenhet ska en specifik avisering delas ut, vanligtvis 3-5 dagar i förväg. Denna ska tydligt ange datum och tider för arbetet och när vattnet kommer att vara avstängt.

Fas 5: Avslutningsfasen (Efter projektet)

• Slutbesiktning och återställande: Informera om när slutbesiktningen kommer att ske och hur eventuella anmärkningar kommer att hanteras. Meddela när projektet är formellt avslutat.
• Skötselråd: Dela ut skötselråd för de nya, relinade rören för att säkerställa maximal livslängd. Skötselråd för relinade avloppsrör
• Tack och utvärdering: Tacka de boende för deras tålamod och samarbete. Passa gärna på att göra en utvärdering eller enkät för att samla in erfarenheter inför framtida projekt.

Kanaler för kommunikation: Vad fungerar bäst?

För att nå ut till alla medlemmar är det klokt att använda en kombination av olika kommunikationskanaler. Olika personer föredrar olika sätt att ta till sig information, och genom att använda flera kanaler minskar risken att någon missar viktig information.

• Digitala informationsbrev (E-post/PDF): Snabbt, miljövänligt och enkelt att distribuera. Perfekt för löpande uppdateringar och mer omfattande information. Se till att styrelsen har en uppdaterad e-postlista till alla medlemmar.
• Fysiska informationsbrev: Ett måste för den initiala, viktiga informationen och för aviseringar som behöver nå absolut alla, även de som inte är digitala. Dela ut i brevlådorna.
• Anslag i trapphus/hiss: Effektivt för korta, snabba meddelanden och påminnelser, som t.ex. "Imorgon stängs vattnet av mellan kl. 08-16".
• Föreningens hemsida/Intranät: En central plats där all information samlas och alltid finns tillgänglig. Publicera tidsplaner, informationsbrev, FAQ och kontaktuppgifter här.
• Informationsmöten (fysiska eller digitala): Oslagbart för att skapa dialog, svara på frågor direkt och bemöta oro. Ett fysiskt möte är ofta att föredra i början av processen, medan ett digitalt möte kan fungera för uppföljning.
• SMS-utskick: Kan användas för akuta påminnelser eller vid oförutsedda händelser, som en plötslig vattenavstängning.

Mall för informationsbrev till boende

Här är ett exempel på hur ett första, mer omfattande informationsbrev kan struktureras. Anpassa texten efter er specifika situation.

---

Rubrik: Information om planerad relining i BRF [Föreningens namn]

Datum: [Datum]

Hej alla boende i BRF [Föreningens namn]!

Styrelsen vill med detta brev informera om ett planerat underhållsprojekt som rör fastighetens avloppsstammar. Som en del av vårt långsiktiga underhållsarbete har vi konstaterat att våra avloppsrör har uppnått en ålder där en renovering är nödvändig för att förebygga framtida problem som stopp och vattenskador.

Varför behöver vi göra detta?

Våra nuvarande avloppsstammar är från [Byggår] och har tjänat oss väl, men livslängden för denna typ av rör är begränsad. Efter en noggrann utredning, inklusive en rörinspektion, har vi sett tecken på slitage som behöver åtgärdas för att trygga fastighetens funktion och värde för framtiden.

Vad är relining?

Efter att ha utvärderat olika alternativ har styrelsen, på rekommendation av våra tekniska konsulter, beslutat att föreslå en renovering med hjälp av relining. Relining är en modern och beprövad metod där man skapar nya, självbärande rör inuti de befintliga rören. Metoden är betydligt snabbare, billigare och mindre störande än ett traditionellt stambyte, då man slipper riva upp golv och väggar i kök och badrum. Ni kan bo kvar i era lägenheter under hela projektet.

Hur kommer det att gå till?

Projektet kommer att genomföras av den auktoriserade entreprenören [Entreprenörens namn]. Arbetet sker etappvis, trapphus för trapphus. Innan arbetet påbörjas i er lägenhet kommer ni att få en detaljerad avisering med exakta tider och praktiska instruktioner. Arbetet i en enskild lägenhet tar vanligtvis [Antal] dagar och innebär att vattnet och avloppet periodvis kommer att vara avstängt under dagtid.

Preliminär tidsplan

• Projektstart: [Datum]
• Arbete i ditt trapphus: [Vecka/Period]
• Beräknat avslut: [Datum]

En mer detaljerad tidsplan kommer att publiceras på vår hemsida och anslås i trapphusen.

Informationsmöte

Vi bjuder in till ett informationsmöte där styrelsen tillsammans med representanter från [Entreprenörens namn] kommer att berätta mer om projektet och svara på alla era frågor.

Datum: [Datum]

Tid: [Tid]

Plats: [Plats]

Vi hoppas på er förståelse och ert samarbete för att göra detta nödvändiga underhållsprojekt så smidigt som möjligt för alla. Tveka inte att kontakta styrelsen om ni har några frågor redan nu.

Med vänliga hälsningar,

Styrelsen i BRF [Föreningens namn]

---

Skapa en FAQ: Vanliga frågor och svar om relining

En FAQ-lista är ett utmärkt sätt att proaktivt besvara de vanligaste frågorna. Publicera den på hemsidan och dela ut den i samband med det första informationsbrevet. Här är några exempel på frågor att inkludera:

• Måste jag vara hemma när ni arbetar i min lägenhet?
• Hur länge kommer vattnet att vara avstängt?
• Kan jag använda toaletten under tiden?
• Behöver jag täcka över möbler och ägodelar?
• Låter det mycket?
• Är materialen som används farliga eller giftiga?
• Hur länge håller en relining? Hur länge håller relining?
• Vad händer om något går fel?
• Vem kontaktar jag om jag har en fråga under projektets gång?
• Påverkar detta min månadsavgift?

Informationsmötet: En möjlighet till dialog

Informationsmötet är ett nyckeltillfälle att bygga förtroende. Se till att vara väl förberedda.

• Bjud in experter: Låt entreprenören (t.ex. en projektledare från VVStrygg) och eventuellt en oberoende konsult delta. De kan svara på tekniska frågor och ge en professionell bild av projektet.
• Använd visuellt material: Visa bilder från rörinspektionen, en kort film som förklarar reliningprocessen eller en tydlig tidslinje. Det hjälper till att göra informationen mer konkret och lättförståelig.
• Var ärliga och transparenta: Förminska inte de störningar som kan uppstå. Var ärlig med att det kommer att bli vissa olägenheter, men fokusera på hur ni planerar att minimera dem.
• Avsätt gott om tid för frågor: Den viktigaste delen av mötet är frågestunden. Låt alla komma till tals och se till att alla frågor får ett svar. Om ni inte kan svara direkt, lova att återkomma.
• Sammanfatta och dokumentera: Skriv minnesanteckningar från mötet och sammanfatta de viktigaste frågorna och svaren. Publicera sammanfattningen på hemsidan för dem som inte kunde närvara.

Hantera oro och klagomål

Trots en perfekt kommunikationsplan kommer det sannolikt att finnas enskilda medlemmar som känner oro eller har klagomål. Det är viktigt att hantera dessa på ett respektfullt och strukturerat sätt.

• Utse en tydlig kontaktperson: De boende måste veta vem de ska vända sig till. Är det en person i styrelsen eller en projektledare från entreprenören? Kommunicera namn, telefonnummer och e-postadress tydligt.
• Lyssna aktivt: När någon framför ett klagomål, lyssna utan att gå i försvarsställning. Försök att förstå personens oro och bekräfta deras känslor.
• Agera snabbt: Återkoppla alltid inom en rimlig tid, även om du inte har en lösning direkt. Visa att du tar ärendet på allvar.
• Var lösningsorienterad: Fokusera på att hitta en praktisk lösning på problemet istället för att fastna i diskussioner om vems felet är.
• Dokumentera all kommunikation: Spara e-post och skriv ner minnesanteckningar från telefonsamtal. Det kan vara värdefullt om en konflikt skulle eskalera.

Skapa förståelse: Förklara varför relining behövs

För att få acceptans för projektet är det avgörande att de boende förstår varför det är nödvändigt. Använd ett enkelt och pedagogiskt språk för att förklara de tekniska aspekterna.

Jämför fastighetens rörsystem med kroppens blodomlopp eller en bils motor. Det är system som måste underhållas för att fungera och undvika ett totalhaveri. Förklara konsekvenserna av att inte göra något – risken för akuta stopp, kostsamma vattenskador, höjda försäkringspremier och i slutändan ett mycket dyrare och mer ingripande stambyte. Visa gärna bilder från den egna fastighetens rörinspektion för att illustrera slitaget. Genom att måla upp en tydlig bild av både problemet och lösningen blir beslutet att genomföra en relining logiskt och ansvarsfullt.

VVStrygg – Er partner för en smidig relining

Att välja rätt entreprenör är avgörande för ett lyckat reliningprojekt. En erfaren och seriös aktör som VVStrygg har inte bara den tekniska expertisen, utan också etablerade rutiner för kommunikation med boende. Med över 30 års erfarenhet och tusentals genomförda projekt vet vi hur viktigt det är med tydlig information och ett respektfullt bemötande. Vi erbjuder alltid en dedikerad projektledare som fungerar som en central kontaktpunkt för både styrelse och boende, vilket säkerställer en trygg och smidig process för alla.

Är er BRF i behov av en stamrenovering? Kontakta oss på VVStrygg idag för en kostnadsfri rörinspektion och ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan hjälpa er att trygga er fastighets framtid.

Källförteckning

• Boverket. (2021). Plan- och bygglagen. https://www.boverket.se/sv/PBL-kunskapsbanken/lag--ratt/pbl/
• HSB. (n.d.). Bra kommunikation vid renovering. https://www.hsb.se/nyheter-och-tips/kunskapsbank/bra-kommunikation-vid-renovering/
• SBC Sveriges BostadsrättsCentrum AB. (n.d.). Projektledning för din bostadsrättsförening. https://www.sbc.se/fastighetsforvaltning/byggprojekt-renovering/

Läs vidare i vår kunskapsbank

• Relining för BRF – En komplett guide för styrelseledamöter
• Stämmoprotokoll och beslut om relining i BRF: En komplett guide
• Upphandling av relining – en komplett checklista för BRF-styrelser
• Underhållsplan för avlopp i BRF: En komplett guide för styrelsen

Våra tjänster

• Relining för BRF
• Relining för fastigheter